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干得好更要说得好!职场牛人都是这么写年终总结的

浏览:347   日期: 2024-01-12

    • 提起笔来完全没思路,不知道如何构思?

    • 一年工作内容很多,不知道如何有重点地呈现?

    • 不清楚表达的边界在哪里,自己随意写的一句话很有可能被老板过度解读。

    • ……

    又到年终,努力了一年,怎样把自己的成果展现出来?干得好,更要说得好。一份好的年终报告,不仅能展示自己的成果,更是让自己做一次年度复盘,助你获得老板的赏识。


    自我介绍、产品推介、项目方案呈现、工作汇报、竞聘演说、年终总结、年初规划、大会演讲、培训分享……职场人几乎每天都为这些内容殚精竭虑、绞尽脑汁,可以说有职场的地方就有报告,然而调查中发现大部分的报告都很无聊,尽管信息量很大却常常是不知所云。

    • 如何在90秒内清晰有效的表达自己的观点?

    • 如何让5分钟的报告让领导对你刮目相看?

    • 如何让10分钟的报告为企业创造上百万的价值?


    以上种种困惑,相信是很多职场人和企业都关心的问题,看似是工作本身的原因,实际不然,这是思维的问题。简言之,在梳理工作的时候没有一个清晰的思考结构。今天为大家分享如何用结构思考力“画”出一份有吸引力、说服力的报告,帮你轻松搞定年终总结!


    在运用结构思考力构建表达内容的时候强烈建议大家要远离电脑,多用草稿纸来“画”,因为在纸上可以让我们纵观全局,让思路变得更加清晰,完成草稿构思后再形成电子文档就非常简单了。任何表达的幕后推手都是思维,下面具体展开和大家看一下。


  • 第一步 明确思想定主题

  • 这一步我们可以分为两个小步骤,先“明确思想”,再“定主题”。


  • 所谓“明确思想”,意思很简单,就是你想通过你的年终总结报告表达什么?传统的做法很容易进入内容堆砌的误区,像记流水账一样罗列出今年做的各项事情。这样做的结果,往往就是让看报告的人难以对你做出评判。或者说,很难体现出你的亮点。因为亮点已经被淹没在大量空洞的信息和数据中……


    一年下来做的事儿挺多,如何从中发现闪光之处呢?可以来个自下而上归纳总结。


    首先,把今年主要的、重要的事儿都列出来,不管对错好坏,尽情头脑风暴。然后,将列出来的这些事进行筛选,看看哪些是为自己加分的,哪些是破坏自己光辉形象的。筛完之后就可以分类了(分类的维度可根据自己的情况而定)。最后,归纳总结得出结论——今年我最棒,请颁发优秀员工奖,谢谢!


    众所周知,三国时期的诸葛亮以思维缜密而闻名于世,在诸葛亮传中有这样的记载:“初,亮在荆州,与元直及汝南孟公威、颖川石广元游学,三人务于精通,而亮独观其大略”。诸葛亮非常聪明,他一读文章就能读出大略,学习时从大处着眼而非拘泥于细节。这是典型的结构思考力,它强调的是无论思考和表达时做到先总后分、先框架后细节、先重要后次要、先结果后原因。


  • 通过这样的方式,我们在思考时,就可以在大量复杂的信息中,用最短的时间明确方向、锁定所需要的信息。我们在沟通问题的时候,就可以让听众迅速抓住我们要表达的主旨,帮助听众沿着我们的思路去理解内容,提高沟通的效率和效果。如果组织的全员普及这种方式做报告(包含商务环境下所有的口头和文字表达)更可以通过构建统一的思维和语言标准提升整个组织的工作效能!


    一个报告能否打动受众,很大一部分原因取决于你的这个报告是否有灵魂,也就是是否有目标和打动人的结论。任何一次商务环境下的沟通都需要明确的目标,所谓目标是要在这次报告之后希望对方有哪些行为,比如跟领导谈涨工资的事情,你的目标可以是对方听完后马上同意给你涨20%工资,比如跟客户介绍产品,你的目标可以是客户听完以后愿意掏钱购买你的产品。


  • 确定了目标思想,就可以把它显性化了。什么叫显性化?当然是想一个最能表达思想,而且又红又耀眼的标题,注意在结构思考力的要求下所有的主题必须是个结论且要符合“简单、准确、利益”的要求。


  • 我们的口号是“做一个有良心的标题党”。在真实的基础上,标题应该是对内容的高度概括,然后进行适当的包装,使之足够闪亮和鲜活。所以第一步是要明确总结报告的思想目标,然后基于这个目标制定一个符合“简单、准确、利益”,而且是个观点或结论的标题。


  • 第二步 上下左右搭框架

  • 同样,我们按照“上下”和“左右”两个步骤进行。


  • 所谓“上下”其实就是采用自上而下的提问回答方式构建框架。自上而下提问回答式是以对方需求为出发点的思维模式,是一种想象对话技术,如上图想象下当你说出你的中心思想后对方心中都会有哪些疑问,把它们都列出来,接下来你报告内容的设计就来回答他们的疑问,你的回答本身又会引起哪些问题,接下来再继续回答。


    自上而下疑问回答式是一种思维模式的转变,比如下面两张图是课上学员的同一个案例,这个小组的目标是让公司领导同意按照本网络建设方案去实施,最初搭建的框架如图(改前),设想了领导可能会问的三个问题“4G是什么、我们有什么优势、怎么做”,结果领导正好在培训现场反馈了他最关心的三个问题是“建在哪里、怎么建、如何维护”,重新搭建完的结构就是(改后)的这个框架。

  • 通过这个变化大家可以很容易的感受到信息传递者和信息接受者关注点的不同。这样的思维模式跟平时正好是相反的,平时我们更习惯于告诉对方我们有什么,而不是站在对方角度看对方会关心什么。这样从上到下构建金字塔结构,表达时就能让对方愿意听并接受你的观点,因为你表达的都是对方关心的,而且对方关心的都被你解答过了。


    上下搭建好框架,接下来就要“左右”检查了。检查什么呢?主要是两点,一看同一层次的观点之间是否存在合理的逻辑关系和恰当的排列顺序,二看它们是否符合MECE原则。


  • MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)中文意思是“相互独立,完全穷尽”。也就是对于一个重大的议题,能够做到不重叠、不遗漏的分类。

    在用MECE原则进行检查时候,也要对内容进行思考。我们可以把所要传达的信息分为三类:必须知道的、可知可不知的、不必知道的。这三类信息在传达时候有相应的处理方式。


    必须知道的重点说,可知可不知的简单说,不必知道的直接省略。这样一来,我们的报告就主次分明,也减少了过量信息对读者或者观众的影响。



  • 第三步 形象表达做呈现

  • 对于信息的传递,大家早已达成这样的共识,那就是“文不如表,表不如图”。


  • 年终报告大段文字在所难免,没有关系,我们根据内容恰当地配上表格或者图片,也就是我们常说的“图文并茂”,视觉效果立马不同。我们在这一步的目的不是追求花哨,而是用一种更形象化的方式,帮助我们更有效更快速地传递信息。


    所以通过结构化思考问题,再用形象化表达的方式做呈现,在非常具有说服力(结构思考力的作用)的前提下更容易让对方记住你的观点!下面的案例就是在课上各个小组将报告中一部分核心的PPT手绘出来的成果。


  • 以上只是结构思考力在“总结汇报”领域的一个小应用而已。结构化思维之所以能够在职场被广泛应用,并且被称为“在麦肯锡的诸多训练中最宝贵、最有用的玩意儿”,那是因为它真正厉害的地方在于,给你一套简单、有效、可快速复制的思维模型,提高你的思考能力。


    职场中任何一次的表达都应该有为其目标服务的结论,而如果这个结论简单、准确又能从对方利益角度出发,再加上语言包装成功的吸引对方,那你的这一次年终总结就已经成功一大半了。